Combien de temps garder ses documents d’entreprise ?

Toutes les entreprises finissent par manquer de place. La tentation est alors de tout garder par précaution, ce qui coûte des mètres carrés, ou de vider les cartons dans la benne, ce qui coûte beaucoup plus cher.

Deux logiques à ne pas confondre

Il y a d’un côté les durées légales de conservation : le temps pendant lequel vous devez pouvoir présenter un document en cas de contrôle ou de litige. De l’autre, le RGPD, qui vous demande l’inverse : ne pas conserver des données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire. Un fichier client gardé « au cas où » pendant quinze ans n’est pas prudent, il est en infraction.

Les durées les plus courantes

Voici les repères que rencontrent le plus souvent les petites structures. Ils valent comme ordre de grandeur, et vous devez les vérifier pour votre situation.

• Pièces comptables (factures clients et fournisseurs, bons de commande, livres) : dix ans.
• Documents fiscaux (déclarations, avis d’imposition) : six ans.
• Bulletins de paie (côté employeur) : cinq ans.
• Contrats commerciaux : cinq ans en règle générale.
• Statuts et documents de société : cinq ans après la fin de la société.
• Documents bancaires : cinq ans.

Les durées varient selon la nature exacte du document et le régime applicable. La référence à jour est publiée par l’administration sur service-public.fr, et votre expert-comptable tranchera les cas particuliers. Ce que nous vous disons ici ne remplace pas son avis.

Jeter n’est pas détruire

Un carton de bulletins de paie déposé au tri sélectif est accessible à n’importe qui, et il contient des noms, des adresses, des salaires et souvent des numéros de sécurité sociale. Aux yeux du RGPD, c’est une violation de données, avec obligation de notification à la CNIL et, selon les cas, d’information des personnes concernées. Le fait que vous n’ayez pas voulu la fuite ne change rien.

La même logique s’applique aux dossiers médicaux d’un cabinet, aux dossiers de candidature d’un service RH ou aux relevés d’un cabinet comptable.

Comment faire proprement

1. Triez par année et par nature. C’est le travail le plus long, mais il ne se délègue pas : vous seul savez ce qu’il y a dans vos cartons.
2. Sortez ce qui est encore dans les durées. Réarchivez-le proprement, avec l’année de destruction prévue notée sur le carton.
3. Faites détruire le reste par une filière qui broie et recycle, et gardez la trace de l’opération.
4. Notez la date. Un simple tableau des durées de conservation vous évite de refaire ce tri tous les cinq ans dans l’urgence.

Ce que nous prenons en charge

Nous enlevons les archives sur site, y compris en sous-sol ou en étage, nous les faisons détruire et nous vous remettons une attestation sur demande. Les papiers partent en recyclage. Voir la prestation de destruction sécurisée.