Cahier des charges d’entretien de copropriété

Un conseil syndical qui compare trois devis d’entretien compare souvent trois documents incomparables. L’un établit un forfait, l’autre facture à l’heure, le troisième ne dit pas ce qu’il fait. Le cahier des charges sert exactement à cela : poser les mêmes questions à tout le monde.

1. L’inventaire des surfaces

Avant les prestations, la liste des lieux. Nombre de bâtiments, nombre de cages d’escalier, nombre d’étages par cage, présence d’ascenseur, surface des halls, nature des sols, nombre de locaux poubelles, niveaux de parking, surfaces extérieures. Sans cet inventaire, aucun prix n’est comparable, et un prestataire pourra toujours dire que le sous-sol n’était pas prévu.

2. Les prestations par fréquence

C’est le cœur du document. Chaque tâche doit être rattachée à une fréquence, pas à une intention. Une colonne par rythme :

• À chaque passage : halls, entrées, ascenseurs, ramassage des déchets visibles, sortie et rentrée des bacs.
• Hebdomadaire : escaliers complets, paliers, vitrages des accès.
• Mensuel : local poubelles lavé et désinfecté, boîtes aux lettres, luminaires accessibles.
• Trimestriel ou annuel : parking balayé mécaniquement, vitrages en hauteur, grilles de ventilation, remise en état des sols.

Une formulation comme « entretien courant des parties communes » ne veut rien dire et ne se contrôle pas.

3. Le calendrier de collecte

La sortie des bacs se cale sur le calendrier de la commune, qui change parfois en cours d’année. Le cahier des charges doit préciser quels bacs, quel jour, sortis quand, rentrés quand, et qui prévient en cas de changement de collecte.

4. Les moyens

Nombre d’heures de présence par semaine, nombre d’intervenants, matériel fourni, produits fournis, local mis à disposition par la copropriété avec point d’eau et électricité. Le temps de présence est la donnée qui permet de détecter un devis sous-évalué.

5. Le contrôle et le suivi

Un cahier de passage, papier ou numérique, avec la date, l’intervenant et les tâches réalisées. Une visite de contrôle par le prestataire à intervalle défini. Un interlocuteur nommé, joignable, côté prestataire comme côté syndic. Et une procédure claire en cas de manquement : constat écrit, délai de reprise, pénalité ou résiliation.

6. Le remontage d’information

L’équipe d’entretien passe dans l’immeuble plusieurs fois par semaine. Elle voit avant tout le monde une fuite, une ampoule grillée, une porte de local qui ne ferme plus, un dépôt sauvage. Prévoyez explicitement que ces constats remontent au syndic. C’est gratuit et cela évite des sinistres.

7. Les clauses administratives

Durée du contrat, préavis, conditions de révision des prix, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle, attestation de vigilance URSSAF à jour. Demandez ces deux attestations avant l’assemblée générale, pas après.

Un modèle à adapter

Nous fournissons ce cahier des charges détaillé poste par poste aux copropriétés qui nous consultent, y compris quand le vote ne nous est pas favorable : au moins, le conseil syndical compare des documents équivalents. Voir notre prestation d’entretien des parties communes.